KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN

KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN

A.      Komunikasi Interpersonal Efektif

Komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua orang yang dapat langsung diketahui balikannya. (Muhammad, 2005,p.158-159).

Komunikasi dapat di katakan efektif apabila pesan diterima dan dimengerti sebagaimana di masut oleh pengirim pesan,pesan di tindak lanjuti dengan sebuah perbuatan secara suka rela oleh penerima pesan,dapat meningkatkan kualitas hubungan antar pribadi,dan tidak ada hambatan untuk itu.

Lebih lanjut Devito memberikan pendapatnya tentang pengertian komunikasi antar pribadi (Interpersonal Communication), dan membedakannya berdasarkan 3 (tiga) hal, yaitu; definisi berdasarkan komponen (Componential Definition), definisi berdasarkan hubungan (Relational “Diadic” Definition), dan definisi berdasarkan hubungan (Developmental Definition) .

a.       Definisi berdasarkan komponen (Componential Definition)

Definisi bedasarkan komponen menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, yaitu penyampaian pesan oleh salah satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera.

b.      Definisi berdasarkan hubungan (Relational ” Diadic” Definition)

Dalam definisi ini komunikasi antar pribadi merupakan komunikasi yang berlangsung antara dua orang yang mempunyai hubungan yang mantap dan jelas. Dengan definisi ini hampir tidak mungkin ada komunikasi diadik (dua orang) yang bukan komunikasi antar pribadi. Hampir tidak terhindarkan, selalu ada hubungan tertentu antara dua orang yang saling berkomunikasi. Adakalanya definisi hubungan diperluas sehingga mencakup juga sekelompok kecil orang, seperti anggota keluarga atau kelompok-kelompok yang terdiri atas tiga atau empat orang.

c.       Definisi berdasarkan pengembangan (Developmental Definition)

Dalam ancangan pengembangan (developmental), komunikasi antar pribadi dilihat sebagai akhir perkembangan dari komunikasi yang bersifat tak-pribadi (impersonal) pada suatu ekstrim menjadi komunikasi pribadi atau intim pada ekstrim yang lain.

 

B. Model Pengolahan Informasi

model pengolahan informasi dibawah ini ada 4 yaitu:

1. Rational

2. Limited capacity

3. expert

4. cybernetic

 

C. Model Interaktif Manajemen

1.            Confidence

Dalam manajemen timbulnya suatu interaksi karena adanya rasa nyaman. Kenyamanan tersebut dapat membuat suatu organisasi bertahan lama dan menimbulkan suatu kepercayaan dan pengertian.

2.            Immediacy

Ini adalah model organisasi yang membuat suatu organisasi tersebut menjadi segar dan tidak membosankan

3.            Interaction management

Adanya berbagai interaksi dalam manajemen seperti mendengarkan dan juga menjelaskan kepada berbagai pihak yang bersangkutan

4.            Expressiveness

Mengembangkan suatu komitmen dalam suatu organisasi dengan berbagai macam ekspresi perilaku.

5.            Other-orientation

 

SUMBER :

• Suranto. 2011. Komunikasi Interpersonal. Yogyakarta: Graha Ilmu, Edisi Pertama
• Anggota IKAPI. 1987. Komunikasi Mengena. Yogyakarta: Kanisius
• Citrobroto, Suhartin. 1989. Prinsip-prinsip dan Teknik Berkomunikasi. Jakarta: PT Citra Aditya Bakti

KOMUNIKASI

 KOMUNIKASI

A.    Definisi Komunikasi

Komunikasi merupakan Ketrampilan Prioritas diurutan pertama jika Anda menginginkan Sukses dalam Karir dan Kehidupan. Komunikasi dapat disebutkan bahwa Pemberitahuan atau Pertukaran yang bersifat Bersama-sama.  Komunikasi terdiri dari Pembawa Pesan, Isi Pesan, Media, Penerima Pesan dan Pengetian atau Pemahaman  masing-masing Pihak.

 

B.     Proses Komunikasi 

Komunikasi memiliki hubungan yang erat sekali dengan kepemimpinan, bahkan dapat dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa komunikasi. Apalagi syarat seorang pemimpin selain ia harus berilmu, berwawasan kedepan, ikhlas, tekun, berani, jujur, sehat jasmani dan rohani, ia juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi, sehingga Rogers (1969:180) mengatakan “Leadership is Communication. Kemampuan berkomunikasi akan menentukan berhasil tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan tugasnya. Setiap pemimpin (leader) memiliki pengikut (flower) guna meralisir gagasannya dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi prilaku orang lain. Inilah hakekatnya dari suatu manajemen dalam organisasi. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasisan, pengarahan dan pengawasan dengan memberdayakan anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Handoko, 2003: 8). Menajemen sering juga didefinisikan sebagai seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manejer mencapai tujuan organisasi dengan cara mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut (Stoner, 1996 : 7) 

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Paling kurang ada tiga alasan utama mengapa manajemen itu dibutuhkan. Pertama : Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan suatu organisasi dan pribadi; kedua : 2
Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan dari pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, assosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah. Ketiga : Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas. B. Komunikasi Dalam Organisasi Komunikasi dalam organisasi adalah : Komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, surat dan laporan-laporan. 

 

C.    Hambatan komunikasi

Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkankomunikasi tidak efektif yaitu adalah (1992,p.10-11) : 1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.
3. Perceptual distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.
4. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.
6. Poor choice of communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.

 

DAFTAR PUSTAKA

• Effendy, Onong Uchjana, Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung: Remaja Rosdakarya 
• Cangara, Hafidz,2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: PT Raja Grafindo Persada 
• Mulyana, Deddy. 2001. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Rosda.
• Sendjaja,Sasa Djuarsa,1994,Pengantar Komunikasi,Jakarta: Universitas Terbuka. 
• Wiryanto, 2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: Grasindo.

KEKUASAAN DAN PENGARUH

KEKUASAAN DAN PENGARUH

A. Definisi Kekuasaan

Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain; artinya kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian. Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

B. Sumber-sumber Kekuasaan

    – Kekuasaan yang bersumber pada kedudukan (Position)

     -Kekuasaan yang bersumber pada pribadi (Personal)

     -Kekuasaan yang bersumber pada politik (Political power)

C. Definisi pengaruh

Keberadaan pengaruh dalam suatu kepemimpinan memiliki andil yang besar, yaitu dalam hal menyampaikan gagasan, mendapatkan penerimaan dari kebijakan atau rencana dan untuk memotivasi orang lain agar mendukung dan melaksanakan berbagai keputusan yang sudah di tetapkan. Jika kekuasaan merupakan kapasitas untuk menjalankan pengaruh, maka cara kekuasaan itu dilaksanakan berkaitan dengan perilaku mempengaruhi. Oleh karena itu, cara kekuasaan itu dijalankan dalam berbagai bentuk perilaku mempengaruhi dan proses-proses mempengaruhi yang timbal-balik antara pemimpin dan pengikut, juga akan menentukan efektivitas kepemimpinan.

D. Pengaruh Taktik Organisasi

Jenis-jenis spesifik perilaku yang digunakan untuk mempengaruhi dapat dijadikan jembatan bagi pendekatan kekuasaan dan pendekatan perilaku mengenai kepemimpinan. Sejumlah studi telah mengidentifikasi kategori perilaku mempengaruhi yang proaktif yang disebut sebagai taktik mempengaruhi, antara lain :

1)      Persuasi rasional

2)      Permintaan inspirasional

3)      Konsultasi

4)      Permintaan pribadi

5)      Pertukaran

6)      Taktik koalisi

7)      Taktik pengesahan

sumber :

• Badrudin, Dr. M.Ag. (2013). Dasar-Dasar Manajemen. Bandung: Alfabeta.
• Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
• Tangkilisan, Drs.Hessel Nogi S. (2005). Manajemen Publik. Jakarta: PT. Grasindo.
• Umar, Husein. (2000). Business An Introduction. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Media.

KONFLIK

KONFLIK

Definisi Konflik

            Konflik adalah adanya pertentangan yang timbul di dalam seseorang maupun dengan orang lain yang ada di sekitarnya. Konflik dapat berupa perselisihan, adanya keteganya atau munculnya kesulitan-kesulitan lain di antara dua pihak atau lebih.

            Konflik berasal dari kata latin configere yang berarti saling memukul. Secara sosiologis, konflik diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) dimana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya.

 

Jenis-jenis Konflik

 Konflik dibedakan menjadi 6 macam, menurut Dahrendorf:

a. Konflik antara atau dalam peran sosial (intrapribadi)

b. Konflik antara kelompok-kelompok sosial (antar keluarga, antar gank).

c. Konflik kelompok terorganisir dan tidak terorganisir (polisi melawan massa).

d. Konflik antar satuan nasional (kampanye, perang saudara).

e. Konflik antar atau tidak antar agama.

f. Konflik antar politik.konflik individu dengan kelompok.

 

Proses Konflik

Menurut Robbins (1996) proses konflik terdiri dari lima tahap, yaitu:

a. Oposisi atau ketidakcocokan potensial;

b. Kognisi dan personalisasi;

c. Maksud;

d. Perilaku;  dan

e. Hasil.

 

SUMBER :

• Ivancevich, John M., Robert Konopaske, Michael T. Matteson. 2007. Perilaku dan Manajemen Organisasi Edisi 7 (2). Jakarta: Erlangga.
• Robbins, Stephen P., Timothy A. Judge. 2008. Perilaku Organisasi. Jakarta: Salemba Empat.
• Soetopo, Hendyat. 2010. Perilaku Organisasi Teori dan Praktik di Bidang Pendidikan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

EMPOWERMENT DAN STRES

EMPOWERMENT DAN STRES

A.    Pengertian Empowerment
Shardlow (1998), pemberdayaan pada intinya membahas bagaimana individu, kelompok ataupun komunitas berusaha mengontrol kehidupan mereka sendiri dan mengusahakan untuk membentuk masa depan sesuai dengan keinginan mereka.

Empowerment adalah sebuah konsep pembangunan ekonomi dan politik yang merangkum berbagai nilai sosial. Konsep ini mencerminkan paradigma baru pembangunan yang bersifat “people centered, participatory, empowering, and sustainable” (Chambers, 1988).

Menurut Chamber (Edi Suharto, 2005), pemberdayaan sebagai paradigma baru pembangunan, yakni yang bersifat “peoplecentered, participatory, empowering, and

sustainable”. Konsep ini lebih luas dari hanya semata-mata memenuhi kebutuhan dasar (basic needs) atau menyediakan mekanisme untuk mencegah proses pemiskinan lebih lanjut (safety net), tetapi juga keberlanjutan pembangunan dalam masyarakat.

Ø  Target dan Tujuan

Target dan tujuan pemberdayaan itu sendiri dapat berbeda sesuai dengan bidang pembangunan yang digarap.

Ø  Tujuan Pemberdayaan

• Bidang ekonomi_ agar kelompok sasaran dapat mengelola usahanya, kemudian memasarkan,

dan membentuk siklus pemasaran yang relatif stabil.

• Bidang pendidikan_ agar kelompok sasaran dapat menggali berbagai potensi yang ada

dalam dirinya, dan memanfaatkan potensi yang dimiliki untuk mengatasi permasalahan yang

dihadapi.

• Bidang sosial_ agar kelompok sasaran dapat menjalankan fungsi sosialnya kembali sesuai

dengan peran dan tugas sosialnya.

B.     Kunci efektif Empowerment

Konsep pemberdayaan (empowerment), menurut Friedmann muncul karena adanya dua primise mayor, yaitu “kegagalan” dan “harapan”. Kegagalan yang dimaksud adalah gagalnya model pembangunan ekonomi dalam menanggulangi masalah kemiskinan dan lingkungan yang berkelanjutan, sedangkan harapan muncul karena adanya alternatif-alternatif pembangunan yang memasukkan nilai-nilai demokrasi, persamaan gender, peran antara generasi dan pertumbuhan ekonomi yang memadai. Dengan dasar pandangan demikian, maka pemberdayaan masyarakat erat kaitannya dengan peningkatan partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan keputusan pada masyarakat, sehingga pemberdayaan masyarakat amat erat kaitannya dengan pemantapan, pembudayaan dan pengamalan demokrasi.

C.    Definisi Stress

Menurut Robbins (2001:563) stress juga dapat diartikan sebagai suatu kondisi yang menekan keadaan psikis seseorang dalam mencapai suatu kesempatan dimana untuk mencapai kesempatan tersebut terdapat batasan atau penghalang.

Menurut lazarus (1976), stres adalah suatu keadaan psikologis individu yang disebabkan karena individu dihadapkan pada situasi internal dan eksternal.

Menurut Korchin (1976), keadaan stress muncul apabila tuntutan-tuntutan yang luar biasa atau terlalu banyak mengancam kesejahteraan atau integrasi seseorang.

D.    Sumber Stress

Menurut Robins (1996 :224) sumber stres yang potensial adalah sebagi berikut :

1.           Faktor lingkungan, meliputi :

a.          Ketidakpastian ekonomi

b.      Ketidakpastian politik

c.          Ketidakpastian teknologi

2.           Faktor organisasi, meliputi :

a.       Tuntutan tugas

b.      Tuntutan peran

c.    Tuntutan antar pribadi

d.      Struktur organisasi

e.       Kepemimpinan organisasi

f.       Tahapan hidup organisasi

3.        Faktor individual, meliputi :

a. Masalah keluarga

b.Masalah ekonomi

c. Kepribadian

Menurut Grant Brecht (2000), penyebab dari stress dibedakan menjadi dua macam:

• Penyebab makro, yaitu menyangkut peristiwa besar dalam kehidupan,seperti kematian, perceraian, pension, luka batin, dan kebangkrutan.

• Penyebab mikro, yaitu menyangkut peristiwa kecil sehari-hari, seperti pertengkaran rumah tangga, beban pekerjaan, masalah apa yang akandimakan, dan antri.

E.     Pendekatan Stress

Menurut Robbins, (2002: 311-312), ada dua pendekatan dalam mengatasi stres, yaitu:

1. Pendekatan individual

Seorang karyawan dapat memikul tanggung jawab pribadi untuk mengurangi tingkat stresnya. Strategi individu yang telah terbukti efektif adalah:

- Teknik manajemen waktu

- Meningkatkan latihan fisik

- Pelatihan pengenduran (relaksasi)

- Perluasan jaringan dukungan sosial

2. Pendekatan Organisasional

Beberapa faktor yang menyebabkan stress terutama tuntutan tugas dan peran, struktur organisasi dikendalikan oleh manajemen. Strategi yang digunakan:

- Perbaikan seleksi personil dan penempatan kerja

- Penggunaan penetapan tujuan yang realistis

- Perancangan ulang pekerjaan

- Peningkatan keterlibatan kerja

- Perbaikan komunikasi organisasi

- Penegakkan program kesejahteraan korporasi

daftar pustaka :

• Suharto, Edi, (2005). Membangun Masyarakat Memberdayakan Masyarakat: Kajian Strategis Pembangunan Kesejahteraan Sosial dan Pekerjaan Sosial, Bandung: Refika Aditama
• Shardlow, Steven. (1998). Values, Ethics and Social Work. Di dalam : Robert Adams, Lena Dominelle, Malcolm Payne, editor. Social Work : Themes, Issues and Critical Debates. London : Mac Millan Press Ltd.
• Kreitner, Robert, Angelo kinicki. Tanpa Tahun. Perilaku Organisasi . Terjemahan Erly Suandy. 2005. Jakarta: Salemba Empat

JENIS PENGENDALIAN DAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Jenis Pengendalian

Pengendalian dapat dibedakan berdasar beberapa aspek, yaitu :
1. Aspek waktu
2. aspek obyek
3. Aspek subyek
Sehingga jika dilihat dari aspek tersebut diatas, pengendalian dapat dibedakan menjadi :
a. Atas dasar aspek waktu :
– Pengendalian preventif ; pengendalian yang dilakukan pada saat proses pekerjaan sedang berjalan.
– Pengendalian Represif ; pengendalian yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.
b. Atas dasar aspek obyek :
– Pengendalian Administratif ; yang dilakukan dibidang administrasi
– Pengendalian Operatif ; dilakukan dibidang opersional
c. Atas dasar aspek subyek :
– Pengendalian Intern ; pengendalian yang ditujuan pada pelaku fungsi-fungsi manajemen
– Pengendalian ekstern ; ditujukan pada pelaku diluar fungsi-fungsi manajemen

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM)

Konsep ini dikembangkan terakhir oleh American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) yaitu suatu organisasi profesional dalam bidang akuntansi publik yang keanggotaannya hanya bagi akuntan publik terdaftar (certified public accountants) melalui Statement of Auditing Standard (SAS) No. 55.
Dalam konsep ini, AICPA memperkenalkan 3 (tiga) komponen pengendalian manajemen, yaitu :
1)Lingkungan Pengendalian,
2)Sistem Akuntansi, dan
3)Prosedur Pengendalian.

1) Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu organisasi mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan para anggota dewan pengawas, manajemen, dan pemilik organisasi, sehubungan dengan pentingnya pengendalian dan penekannya pada organisasi. Secara umum, lingkungan pengendalian ini menyediakan pola bagi terciptanya pengendalian dalam sistem operasi dan pencatatan dalam organisasi.

2) Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang efektif disusun dari metode-metode dan catatan- catatan untuk :
a). Mengidentifikasi dan mencatat transaksi yang sudah diotorisasi.
b). Menjelaskan transaksi tersebut pada saat yang tepat, menjadi rincian yang cukup c). untuk mengklasifikasikannya secara tepat untuk tujuan pelaporan keuangan.
d). Mengukur nilai transaksi sehingga nilai keuangannya dapat dicatat dalam laporan keuangan.
e). Menyajikan transaksi- transaski tersebut dalam laporan keuangan lengkap dengan pengungkapan yang diperlukan.
3) Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian memuat unsur-unsur :
Organisasi yang tepat atas transaksi dan kegiatan.
Pemisahan fungsi, sehingga peluang seseorang untuk berbuat salah dan menyembunyikan kesalahan atau kecurangan dalam organisasi normal menjadi minimum, misalnya pemisahan fungsi yang membedakan tanggung jawab untuk mengotorisasi, mencatat, dan menyimpan pada orang-orang yang berbeda.
Dokumen dan catatan dirancang dan digunakan secukupnya untuk menjamin pencatatan kejadian dan transaksi secara tepat, misalnya pemantauan Nomor Urut Formulir dan pengamanan yang cukup terhadap Asset serta catatan itu sendiri.
Review yang bebas, termasuk pengawasan atas pelaksanaan kegiatan dan atas penilaian terhadap jumlah-jumlah yang tercatat, seperti misalnya pengecekan ketelitian penulisan, rekonsiliasi dan pencocokan fisik dengan catatan
Sistem Pengendalian Manajemen dalam arti Dinamis
Konsep ini dikembangkan oleh Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) yaitu suatu komisi yang bertujuan merumuskan Pengendalian Intern secara lebih mendalam dan beranggotakan wakil-wakil dari Financial Executives Institute, AICPA, American Accounting Associations, The Institute of Internal Auditors, dan Institute of Management Accountants.
COSO merumuskan 5 (lima) komponen pengendalian intern, yaitu :
a) Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Faktor lingkungan pengendalian termasuk integritas, etika, kompetensi, pandangan, dan filosopi manajemen dan cara manajemen membagi tugas dan wewenang/tanggung jawab serta arahan dan perhatian yang diberikan pimpinan puncak.
b) Penaksiran Risiko (Risk Assessment)
Setiap entitas dalam melaksanakan aktivitas menghadapi berbagai risiko, baik internal maupun eksternal yang harus diperhitungkan terkait dalam mencapai tujuan sehingga membentuk suatu basis penetapan bagaimana risiko tersebut seharusnya dikelola. Penaksiran risiko mensyaratkan adanya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
c) Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Meliputi kebijakan dan prosedur yang menunjang arahan dari manajemen untuk diikuti. Kebijakan dan prosedur tersebut memungkinkan diambilnya tindakan dengan mempertimbangkan risiko yang terdapat pada seluruh jenjang dan fungsi dalam organisasi. Di dalamnya termasuk berbagai jenis otorisasi dan verifikasi, rekonsiliasi, evaluasi kinerja, dan pengamanan harta serta pemisahan tugas.
d) Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi yang relevan perlu diidentifikasi, dicatat, dan dikomunikasikan dalam bentuk dan waktu yang tepat sehingga memungkinkan pelaksanaan tanggung jawab yang baik oleh anggota organisasi. Sistem Informasi menghasilkan laporan tentang kegiatan operasional dan keuangan serta ketaatan terhadap peraturan yang berlaku dalam rangka melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan tugas.
e) Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan adalah suatu proses yang mengevaluasi kualitas kinerja Sistem Pengendalian Manajemen pada saat kegiatan berlangsung. Proses ini diselenggarakan melalui aktivitas pemantauan yang berkesinambungan dan melalui review intern atau melalui kedua-duanya.
Pengendalian Manajemen menurut Konsep Government Accounting Office (GAO) atau Lembaga Pengawas Tertinggi di Amerika Serikat
Menurut Government Accounting Office (GAO) yang didukung oleh pendapat Sawyeer Lawrence B. dalam bukunya Internal Auditing Edisi 4 Tahun 1996 telah menetapkan bahwa Pengendalian Manajemen dapat dilakukan melalui 8 (delapan) sarana, yaitu :
1) Pengorganisasian.
2) Kebijaksanaan.
3) Prosedur dan Tata Kerja.
4) Personil.
5) Perencanaan.
6) Akuntansi dan Pencatatan.
7) Pelaporan.
8) Petunjuk Pelaksanaan dan Teknis.
9) Review Internal.
Kegiatan Pengawasan oleh Atasan Langsung terhadap Bawahan
Kegiatan tersebut menetapkan 6 (enam) sarana pelaksanaan pengawasan oleh atasan langsung, yaitu :
a). Penciptaan struktur organisasi.
b). Penyusunan kebijaksanaan pelaksanaan.
c). Penyusunan rencana kerja.
d). Penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan.
e). Pembinaan personil.
f). Prosedur kerja.

sumber :

• Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management in Nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company.
• H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.
• T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE. 

DEFINISI CONTROLLING DAN LANGKAH - LANGKAHNYA

Definisi Mengendalikan (Controlling)

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.
Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.
Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:
a. penetapan standar pelaksanaan;
b. penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
c. pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
d. pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan
e. pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Langkah – Langkah Pengendalian

Secara umum, pengendalian dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Penetapan standar dan metode pengukuran kinerja
2. Mengukur kegiatan
3. Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan
4. Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi
Unsur Pengendalian:
1. Detektor atau sensor
2. Assesor atau penilai
3. Efektor atau pengubah
4. Jaringan Komunikasi
Proses pengendalian manajemen :
adalah kegiatan yang digunakan oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan
Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian:
– Strategy Formulation
– Management Control
– Task Control
Pengendalian manajemen :Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Pengendalian manajemen merupakan:
– Aktivitas Pengendalian Manajemen
– Keselarasan Tujuan
– Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur organisasi, manajemen SDM, Budaya
– Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan
– Membantu Mengembangkan Strategi Baru
Aktivitas pengendalian manajemen terdiri dari:
1. Perencanaan
2. Koordinasi
3. Komunikasi
4. Evaluasi
5. Pengambilan Keputusan
6. Mempengaruhi orang untuk mengubah perilakunya
Tujuan fungsi pengendalian :

1. adaptasi lingkungan
2. meminimalkan kegagalan
3. meminimumkan biaya
4. mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

beberapa gejala yang memerlukan pengawasan:

1. Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya
2. Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
3. Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)
4. Berkurangnya kas perusahaan
5. Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
6. Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
7. Biaya yang melebihi anggaran
8. Adanya penghamburan dan inefisiensi

Beberapa pengendalian /pengawasan di bidang msdm:

1. Penerapan Employee Discipline System
2. Adanya Career Path
3. Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan

Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang informasi :

1. Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi
2. Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang keuangan :

1. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
2. Manajemen Kas (Cash Management)
3. Pengelolaan Biaya (Cost Control)

Beberapa pengendalian/ pengawasan dalam bidang produksi :

1. Evaluasi atas Plant Location
2. Evaluasi atas Plant Lay-out
3. Evaluasi atas Production Process and Schedule
4. Evaluasi atas Product Distribution 

sumber :

• Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management in Nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company.
• H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai Depkes RI.
• T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE. 

PRINSIP ACTUATING DAN MENCAPAI ACTUATING MANAGERIAL YANG EFEKTIF

Prinsip-prinsip Actuating (Pengarahan)

    Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

     Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

     Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

     Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

    Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.        Prinsip kesatuan komando

       Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

·           Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

·           Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

·           Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

·           Menghargai hasil yang baik dan sempurna

·           Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

·           Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

·           Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Mencapai Actuating Managerial yang Efektif

1.      Komunikasiorganisasi
Komunikasi organisasi merunjuk pada pola dan bentuk komunikasi yang terjadi dalam konteks dan jarngan organisasi.Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasiantarpribadi dan komunikasi kelompok.
Pembahasan komunikasi organisasi antara lain menyangkut struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal.
Dalam teori-teori organisasi ada dua hal yang mendasar yang dijadikan pedoman:
Teori tradisi posisional yang meneliti bagaimana manajemen menggunakan jaringan-jaringan formal untuk mencapai tujuannya.Teori tradisi hubungan antar pribadi yang meneliti bagaimana sebuah organisasi terbentuk melalui interaksi antar individu.

2.      Coordinating
Coordinating atau mengkoordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan itu, antara lain dengan memberi instruksi, perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan penjelasan bimbingan atau nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.

3.      Motivating
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahannya melakukan kegiatan secara sukarela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan. Pemberian inspirasi, semangat dan dorongan oleh atasan kepada bawahan ditunjukan agar bawahan bertambah kegiatannya, atau mereka lebih bersemangat melaksanakan tugas-tugas sehingga mereka berdaya guna dan berhasil guna.

4.       Leading
Istilah leading, yang merupakan salah satu fungsi manajemen, di kemukakan oleh Louis A. Allen yang dirumuskannya sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak. Pekerjaan leading, meliputi lima macam kegiatan, yakni 1) mengambil keputusan, 2) mengadakan komunikasi agar ada saling pegertian antara manajer dan bawahan, 3) memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak, 4) memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta 5) memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Daftar Pustaka

• Handoko, T. H. (2009) Manajemen. Edisi 2. BPFE: Yogyakarta
• Hasibuan, M. S. P. (2008) Manajemen Sumber Daya Manusia. Sinar Grafika Offset : Jakarta
• Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.

DEFINISI DAN FUNGSI ACTUATING

Actuating

A. Pengertian (Pengarahan / Pergerakan)
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,
4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
5. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

Fungsi-fungsi manajemen menurut George R. Terry (Disingkat POAC) dalam Mulyono (2008:23), yaitu “planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan),controlling (pengendalian)”. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa, “Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.” Jadi actuating adalah usaha menggerakkan seluruh orang yang terkait, untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang terbaik dan benar. Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar. Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital, tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasi. Untuk maksud itu maka diperlukan tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

B.Fungsi dan Peranan Actuating (Penggerakan)
Pertama, adalah melakukan pengarahan (commanding), bimbingan (directing) dan komunikasi (communication) (Nawawi, 2000:95). Dijelaskan pula bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara struktural maupun fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi (Nawawi, 2000 : 95). Kedua, penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

sumber:

• Mulyono. 2008. Manajemen administrasi dan pendidikan. Yogyakarta: ar-ruzz media.
• Bennis, Warren, Menjadi Pemimpin Efektif (On Becoming a Leader), Alih bahasa Anna W.Bangun, Elex Media Komputindo, 1994
• Covey, Stepehen R, The 7 Habits of Highly Effective People (7 Kebiasaan Manusia yang sangat efektif), edisi revisi, alih bahasa Drs, Budijanto, Binarupa Aksara, Jakarta, 1997
• Jones, Gareth R. Organizational Theory : Text and Cases, Addison Wesley, 1995
• Robbins, Stepehen P. Managing Today, 2nd Ed, Prentice Hall, 2000
• Stoner, James A.F., et al., Management, 6th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995

MANFAAT DAN KERUGIAN STRUKTUR FUNGSIONAL DAN STRUKTUR DIVISIONAL

Manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

Manfaat struktur fungsional

·         Komunikasi dan jaringan keputusannya sederhana

·         Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada tingkat manajemen puncak

·         Dapat mendelegasikan keputusan operasional sehari-hari

·         Menyederhanakan pelatihan spesialis fungsional

·         Menyederhanakan pelatihan untuk para spesialis fungsional

·         Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

Manfaat struktur divisional

·         Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan

·         Mempermudah koordinasi antar fungsi

·         Dapat mempertahankan spesialisasi pada tiap divisi

·         Membuka kesempatan karir

·         Menimbulkan kompetisi didalam organisasi

Kerugian struktur fungsional dan struktur divisional

Kerugian struktur fungsional

·         Menyebabkan spesialisasi yang sempit

·         Mendorong timbulnya persaingan dan pertentangan antar fungsi

·         Mengakibatkan sulitnya koordinasi diantara bidang-bidang fungsional

·         Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi

·         Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis, sehingga membuat perubahan menjadi sulit

·         Membatasi pengembangan keterampilan manajer yang lebih luas

Kerugian struktur divisional

·         Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialis fungsional

·         Sangat potensial untuk ketidakkonsekuenan antar divisi

·         Biayanya relati tinggi

Daftar Pustaka:

• Hari Purnomo, Setiawan., Zulkieflimansyah. (1996). Manajemen Strategi: Sebuah Konsep Pengantar. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
• Abdul Mukhyi, Muhammad., Hadi Saputro, Imam. (1995). Pengantar Manajemen Umum. Depok: Gunadarma.
• Tisnawati Sule, Ernie., Saefullah, Kurniawan. (2005). Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana.

Definisi dan Pengertian Organisasi

Definisi dan Pengertian Organisasi

1. Organisasi Menurut Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2. Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Pengertian organisasi

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian Pengorganisasian.

Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang Manajemen, Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

STRUKTUR FORMAL DAN INFORMAL

Pengorganisasian sebagai fungsi dari Manajemen meliputi :

• Struktur Formal : Struktur yang diakui oleh pihak yang berwenang dengan ketetapan hukum. Misalnya koperasi, CV, PT, Struktur pemerintahan, dan sebagainya.
• Struktur Informal : Struktur yang nyata ada dan berfungsi, tetapi tidak diakui oleh pihak yang berwenang. Misalnya adat-istiadat.

Daftar Pustaka:

• Hari Purnomo, Setiawan., Zulkieflimansyah. (1996). Manajemen Strategi: Sebuah Konsep Pengantar. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
• Abdul Mukhyi, Muhammad., Hadi Saputro, Imam. (1995). Pengantar Manajemen Umum. Depok: Gunadarma.
• Tisnawati Sule, Ernie., Saefullah, Kurniawan. (2005). Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana.

MANFAAT DAN JENIS PERENCANAAN

MANFAAT PERENCAAN

Perencanaan mempunyai banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut:

a.    Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,

b.    Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,

c.    Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,

d.   Pemilihan berbagai alternatif terbaik,

e.    Standar pelaksanaan dan pengawasan,

f.     Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,

g.    Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,

h.    Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait,

i.      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,

j.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

k.    Menghemat waktu, usaha dan dana.

JENIS - JENIS PERENCAAN

1.      Perencanaan Dari Dimensi waktu

a.       Perencanaan Jangka Panjang (Long Term Planning)

Perencanaan ini meliputi jangka waktu 3 tahun ke atas. Dalam perencanaan ini belum ditampilkan sasaran-sasaran yang bersifat kuantitatif, tetapi kepada proyeksi atau perspektif atas keadaan ideal yang diinginkan dan pencapaian keadaan yang bersifat fundamental.

b.      Perencanaan Jangka Menengah (Medium Term Planning)

Perencanaan ini melipiti jangka waktu antara 1sampai 3 tahun. Tetapi di Indonesia umunya lima tahun. Perencanaan jangka menengah ini merupakan penjabaran atau uraian perencanaan jangka panjang. Walaupin perencanaan jangka menengah ini masih bersifat umum, tetapi sudah ditampilkan sasaran-sasaran yang diproyeksikan secara kuantitatif.

c.       Perencanaan Jangka Pendek (Short Term Planning)

Jangka waktunya kurang dari satu tahun. Perencanaan jangka pendek tahunan (annual plan) disebut juga perencanaan operasional tahunan (annual operational planning).

2.      Perencanaan dari Dimensi Spasial

Perencanaan dilihat dari dimensi spasial adalah perencanaan yang memiliki karakter yang terkait dengan ruang dan batasan wilayah. Dari dimensi spasial ini dikenal perencanaan nasional, perencanaan regional, dan perencanaan tata ruang atau tata tanah.

a.       Perencanaan Nasional

Perencanaan nasional adalah suatu proses penyusunan perencanaan berskala nasional sebagai konsensus dan komitmen seluruh rakyat Indonesia yang terarah, terpadu, menyeluruh untuk mencapai masyarakat yang adil dan makmur, memperhitungkan dan memanfaatkan sumber daya nasional dan memerhatikan perkembangan internasional.

b.      Perencanaan Regional

Perencanaan regional adalah pilihan antar sektor dan hubungan antar sektor dalam suatu wilayah (daerah) sehingga disebut juga sebagai perencanaan daerah atau wilayah.

c.       Perencanaan tata ruang

Perencanaan tata ruang adalah perencanaan yang mengupayakan pemanfaatan fungsi kawasan tertentu, mengembangkannya secara seimbang, baik secara ekologis, geografis, maupun demografis. 

3.      Perencanaan dari Dimensi Tingkatan Teknis Perencanaan

a.    Perencanaan makro

Perencanaan makro adalah perencanaan tentang ekonomi dan nonekonomi secara internal dan eksternal. Perencanaan ekonomi makro meliputi berapa pendapatan nasional yang akan ditingkatkan, berapa tingkat konsumsi, investasi pemerintah dan swasta, tingkat ekspor impor, pajak, bunga bank, dan sebagainya.

b.    Perencanaa Mikro

Perencanaan mikro disebut juga pemetaan pendidikan. Perencanaan mikro pendidikan adalah perencanaan yang disusun dan disesuaikan dengan kondisi otonomi daerah di bidang mikro.

c.    Perencanaan sektoral

Perencanaan sektoral adalah kumpulan progam dan kegiatan pendidikan yang mempunyai persamaan ciri dan tujuan. Perencanaan sektoral memproyeksikan sasaran pembangunan sektor pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan nasional yang telah ditentukan.

d.   Perencanaan kawasan

Perencanaan kawasan adalah perencanaan yang memerhatikan keadaan lingkungan kawasan tertentu sebagai pusat kegiatan dengan keunggulan komparatif dan kompetitif tertentu. Dalam perencanaan kawasan, hal penting yang perlu mendapat perhatian adalah interaksi antardaerah.

e.    Perencanaan proyek

Perencanaan proyek adalah perencanaan operasional kebijakan dan pembangunan dalam rangka mencapai sasaran sektor dan tujuan. 

4.      Perencanaan dari Dimensi Jenis

a.    Perencanaan dari atas ke bawah (top down planning)

Perencanaan ini dibuat oleh pucuk pimpinan dalam suatu struktur organisasi, misalnya pemerintah pusat yang selanjutnya perencanaan tersebut disampaikan ke tingkat provinsi/kabupate/kota untu ditindak lanjuti.

b.    Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up planning)

Perencanaan ini dibuat oleh tenaga perencana di tingkat bawah dari suau struktur organsasi, misalnya dibuat di provinsi/kabupaten/kota utuk disampaikan ke pemerintah pusat.

c.    Perencanaan menyerong ke samping (diagonal planning)

Perencanaan ini dibuat oleh pejabat lain bersama-sama dengan pejabat yang berada di level bawah di luar struktur oraganisasinya. Misalnya Depdiknas Jakarta Bappeda Provinsi membuat perencanaan pendidikan sektoral di daerah. Perencanaan ini juga disebut dengan perencanaan sektoral.

d.   Perencanaan mendatar (horizontal planning)

Perencanaan mendatar biasanya dibuat pada saat membuat perencanaan lintas sektoral oleh pejabat selevel. Misalnya perencanaan peningkatan sumber daya manusia melibatkan pejabat departemen pendidikan, departemen agama, departemen tenaga kerja dan transmigrasi departemen kesehatan dan departemen sosial.

e.    Perencanaan menggelinding (rolling planning)

Perencanaan menggelinding dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam bentuk perencanaan jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang.

f.     Perencanaan gabungan atas ke bawah dan bawah ke atas (top down and buttom-up planning)

Perencanaan ini di buat untuk mengakomodasi kepentingan pemerintah pusat dengan pemerintah provinsi/kabupate/kota. Oleh sebab itu, pembuatannya melibatkan partisipasi aktif kedua belah pihak. 

5.      Perencanaan menurut penggunaannya

a.    Standing plan, yaitu rencana yang digunakan berulang-ulang.

1.     Policies (kebijakan), yaitu standing plan yang mengkomunikasikan panduan bagi keputusan dan tindakan dalam keadaan tertentu.

2.    Procedure, yaitu standing plan yang mengikuti urutan (kronologis) dari tindakan-tindakan yang harus dilakukan dalam situasi tertentu.

3.    Rules, peraturan yang spesifik tentang tindakan yang harus dilakukan dan tindakan yang tidak boleh dilakukan.

b.    Single-use plan, yaitu rencana sekali pakai untuk setiap periode waktu.

1.    Budget, adalah rencana yang mengalokasikan sumber daya organisasi kedalam aktivitas, proyek, dan progam organisasi.

2.    Project schedule, adalah rencana yang meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu proyek dalam organisasi.

3.    Progams, adalah rencana organisasi yang menyeluruh yang menyangkut penggunaan sumber-sumber daya di masa yang akan datang.

Sumber :

• Handoko, T.Hani.1984.Manajemen.Yogyakarta: BPFE

• Usman, Husaini. 2008. Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara

• Wiludjeng, SP Sri. 2007. Pengantar manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu